'2019.10.14

今回は、管理職向けの「生産性向上マネジメント」⑥として、「打ち合わせはダラダラせず、終了時間とゴールを明確に！終了後に次の指示を明確に。」についてお話ししたいと思います。

◎打ち合わせはダラダラせず、終了時間とゴールを明確に！

◎終了後に次の指示を明確に。

会議や打ち合わせって何のために行うのでしょうか。

○みんなの考えや意見を集約して意思決定する

○みんなで良くなる方法を考えて問題解決する

○これからのチームの計画やすることを決定する

このように、ひとりではなし得ない組織やチームの意思を決定する、とても重要な集まりです。しかし、個々は時間のない中、出席していますので時間は限られています。そのため、時間を効率的で有益に使わなければなりません。では、どのように会議を進めていけばよいのでしょうか。

効率的で有益に進めるための「５つのポイント」

①事前準備

資料の配布は２～３日前に。共有フォルダで情報を周知し、事前に意見整理を。

②目的の理解、共有

会議のテーマや何を決めるかなどのゴール地点を明確にし共有する。

③出席者の選定

班員や上司と固定せず、テーマ・目的に照らして、必要かつ適切な人選を行う。

④タイムスケジュール

テーマ・内容・ゴールの時間配分を周知し、時間厳守。メリハリよく午前中が最適。

⑤役割（進行役・書記・プレゼン等）を決める

会議の管理（時間管理、意見の引き出し、脱線修復、相違の仲裁やまとめ等）

決定事項を議事録として即周知。共有の手間が省け、その後の指示も明確に。

極論で言えば、内容によっては、そもそも会議を開く必要があるのかどうか、メールなどで代替できないかも検討するべきです。コミュニケーションの場なら問題ありませんが、そうでないなら、何でもかんでも集まる必要はありません。

以上のポイントを参考に進めてみられてはいかがでしょうか。

ちょっとしたコツ集

・相談案件が詰まっていて、行列ができていることを知っていますか？

・打ち合わせの際、課長（同席する最も職責の重い者）が、説明者の話をしっかり聞く。その上で、所感を述べ、方向性を伝える。最初から枝葉の話になることを避けることができ、決定すべき事項を漏らす可能性が低くなる。

いかがでしたか？次回は「身近な生産性向上策（一般社員編）」⑦「仕事をシェアする。共有の環境で仕事をする」についてご紹介したいと思います。お楽しみに。

組織のコミュニケーションツール→コンケア