'2019.11.24

働き方改革の道も一歩から②「働き方の悩みを解決。あなたの工夫を教えてください！（後編

今回は、前回の続きのお話をしたいと思います。前編は、こちら。

③大量のメールの処理に困っている

メールが来た瞬間に、送信者名と件名でスクリーニング！

○簡単なものはその場で処理。後回しにしない！

○メールが溜まり過ぎたら、差出人でソート。特定の人から片付けていく。

○検索機能があるので、メールのフォルダ分けはざっくりで問題なし。

○振り分け機能を活用して受信フォルダに溜まらないようにする。

④クリアが苦手

○相手（上司）に何を求めるのか、まず宣言する。

○必要に応じ、一枚紙を作成・複雑な案件は、口頭で説明するよりも、整理ペーパーがあった方が説明する側もされる側もわかりやすい。引継ぎにも使える。

○自信をもって説明し、相手の信頼感を得る。特に異動後は最初が肝心。自信がないのであれば、事前準備を怠らない。

○相手が普段から問題意識を持っている点はどこか。簡潔な説明を求めるタイプか、詳細な説明を求めるタイプか。相手に応じた説明をする。

○多忙な上司については、あらかじめメールで案件を報告しておくとスムーズに進む場合もある。

⑤資料作成が苦手

○まずは全体の構成を考える。やみくもに作業しない。作成前に構成をじっくり練ることが重要。パワポは紙でイメージを作成する。

○自分の中で様式や記載方法の型をもっていると、作業指示を受けている間にも資料イメージが頭の中に作れる。

＜例＞

・３段構成（①現状→②課題→③対応案）と決める

・ポンチ絵の配色や配置

・ペーパーの分量は基本的に１枚とするなど

○日頃から役立つ前例をストックしておき、前例をベースに作業する。

○単純作業やよく使うであろう作業はマクロで一瞬。フォーマットの活用が簡単。

ちょっとしたコツ集

・アンテナを高くはり、会社全体、部内、課内全体の大きな動きを知っておくと、自分の作業の方向性を誤らない。

・メールの下書きや定型文を活用する。

・打合せ資料が多い時は、目次で、話の全体像・流れ・重要な点等を可視化する。

・机、ＰＣ（デスクトップ）、メールボックスは常に整理整頓。

・一連の作業が終わったら、資料・机は元の位置に。

・進行中の案件は、一冊のクリアファイルに案件ごとに管理。引継ぎもそのまま出来て楽。

・やるべきことを見やすい場所に掲示。

・ＴＯＤＯリストをノートに書き出し、できたものから消していくと、過去の実績も残り、進捗管理もできる。

→上司や使用者など相手の立場を意識して作業をすると、何をやるべきかが見えてくる。

いかがでしたか？次回は「生産性向上マネジメント（管理職編）」⑨「自ら長時間労働にならない工夫を。有休取得や定時退社も積極的に行う。」についてご紹介したいと思います。お楽しみに。

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