'2019.08.19

今回は、管理職向けの「生産性向上マネジメント」②として、「チームの能力把握と適正な業務分担」についてお話ししたいと思います。

業務量に応じて課内の体制見直しを。各人の得手不得手を把握した上で、課員のモチベーションと成果を最大化させるよう業務分担を考える。

「適材適所」

いくら能力が高いメンバーが揃っていても、個人一人ひとりがバラバラに業務を行っていては、個々の能力が十分に発揮されず、チームとして望むような成果を上げることはできません。しかし、個々本来の能力が発揮されれば、個々のモチベーションも高まり、チームに数倍の成果をもたらすことも可能になります。そのためには、まず管理職が、個々の能力（強み・弱み）を把握し、その能力と適性をチームとして最大限に発揮できるように適正な業務分担（役割、配置）を行うことが、マネジメントを行う上で大変重要になります。

例えば、ショップの店長を例に挙げます。店舗の業務として、販売管理、在庫管理、労務管理、顧客管理、店舗のメンテナンス等がありますが、店長として、メンバーをこれらの業務に配置します。なお、あらかじめシステム等により、メンバーの「能力」と「適性」（強み・弱み）の基本情報は共有されているとします。

ここでひと工夫。店長は、メンバーに、業務分担にはない、チームの○○役といった、ムードメーカーやお手本、褒め役、叱り役、調整役等の潤滑油的な役割を持たせます。

こうすることで、メンバーそれぞれの「能力」と「適性」に応じた業務分担により各メンバー本来の力が発揮されると同時に、チームに潤滑油を差すことで、各メンバーが、チーム内で生き生きと活動でき、能力を最大限に発揮しやすくなり、結果、チームの高成績にも繋がっていきます。

ワンポイント

業務分担後の運用上で大事なポイントは、個々の弱みには決して注視せず、強みに焦点を当てる、そういった意識をすることが、人材育成にも好影響を与えることになります。

ちょっとしたコツ集

・各課員が得意なことについて評価し、モチベーションが上がるように導いてくれた。

・新規プロジェクト業務で、通常業務に加え、複合的な職務の統合・調整が必要となったとき、課長に相談したところ、即答で調整事務の実務担当社員を配置してくれた（動いてくれた）。その結果、当該プロジェクトは、社員のモチベーションを維持しつつ、成果を上げた。

・自分の仕事の進み方を見て何が足りないのかを感じ指示してくれた。部下の状況に合わせた教育、指導をするのは大変難しいと思うが、その指導は、当時の業務に的確であったのみならず、その後の仕事にも応用が利くものだった。

いかがでしたか？次回は「身近な生産性向上策（一般社員編）」③「忙しくても、“食べる・寝る”はしっかりと」についてご紹介したいと思います。お楽しみに。

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