'2019.09.29

今回は、管理職向けの「生産性向上マネジメント」⑤として、「指摘は具体的に、はっきり伝える！判断は早く！」「ゴールをしっかり明示し、任せたら部下を信頼。サポートに徹する。」についてお話ししたいと思います。

◎指摘は具体的に、はっきり伝える！判断は早く！

◎ゴールをしっかり明示し、任せたら部下を信頼。サポートに徹する。

曖昧な指摘は、認識のズレを生む

指摘が曖昧だと、部下は、そのために何をどうすればという、行動を具体的に認識することができません。かといって部下から確認しようにも、多忙な上司に手間をかけたり、迷惑をかけたくないと考えてしまい、躊躇して聞けなかったりします。そうすると、部下は、意図を確認できないままの認識で行動してしまうためズレを生み、結果、上司が意図した成果に繋がらないことになります。

相手に意図を伝えるための「的確な指摘」の３つのポイント

①イメージを視覚的に伝える

②作業内容を５Ｗ２Ｈの視点で伝える

③認識の確認機会を設ける

相手に意図が伝わらないのは、双方で認識の疎通が出来ていないためです。相手の認識が理解できていれば、口頭によるものであっても相手も受け入れやすくなります。そのためには、まず、自身の認識や意図することを図などで視覚化し、相手に伝える工夫が必要です。その上で、作業内容について、５Ｗ２Ｈの視点で具体的に説明し、最後に双方で認識の相違が無いかどうかの確認の機会を設け、相手の理解を深めることが大事です。

部下を信頼しサポート

認識に相違がなくても、方法が相違することや、時には失敗することもあり得ます。しかし、その都度、「個々間違ってるよ」「なぜ聞いてこない」などという指摘をしては、萎縮してしまい、自主性が育ちません。失敗しても「できるよ」「大丈夫」という言葉でフォローすることで、逆に気付きが生まれ、失敗も生かされます。段階的なサポートにより本人の自主性を促し、そして成功すれば積極的に褒めることで、その成功体験が自身と信頼関係を生み、次のステップに繋がります。

ちょっとしたコツ集

・資料の修正の指摘、感想、本筋とは関係ない個人の関心による宿題、修正後再度見せる必要があるのか、ないのか。判断がとても速く、考えていることはストレートに伝えてくれ、要らないものは要らないとはっきり言ってくれるので部下としては作業がしやすかった。

・部下がレクに来た際、部下の話を遮ることなく、丁寧にうなずきながら真摯に傾聴してくれ、その後、短時間でとても的確な判断を示してくれるとともに、その判断理由を部下に対してもとても分かりやすく説明してくれる。無駄な宿題も出さない。

・期限がある仕事について、議論の繰り返しで結論がまとまるのは期限直前で、それから作業を行うため、徹夜の連続であったが、課長が交代し、期限を意識した議論や方向性を具体的に支持してくれるようになり、徹夜の作業が大幅に無くなったことがあった。

・重要な案件は主体的に部下へ対応を指示する一方で、重要度がそれほど高くない案件は対応を部下へ一任するといったように、「指示する仕事」と「任せる仕事」が明確に分かれている上司は仕事がやりやすかった。

いかがでしたか？次回は「身近な生産性向上策（一般社員編）」⑥「業務を抱え込まない。社内メールやミニ会議で業務の情報共有。」についてご紹介したいと思います。お楽しみに。

組織で活躍できる人材育成システム　→　ポテクト