'2019.07.26

私たちは一人の人間です。体力や時間には限界があります。

会社の目標達成のために自身の体調を崩してまで働く働き方でいい仕事なんてできません。

人生は、「仕事」と「仕事以外のもの」の両方で構成されています。意外と「仕事以外のもの」の時間から、仕事のヒントが得られることもあります。

「でも仕事が膨大で・・・」「作業が終わらなくて・・・」という声が・・・。

そこで、ちょっと意識・工夫するだけで、少し仕事が楽になるコツ「７つのポイント」を探してみました。

当たり前のようなこともあるかも知れませんが、意識してやることによって、少しずつ効果が表れるということもありますので、意識してやることによって、少しずつ効果が表れるということもありますので、ぜひ実践してみてください。

７つのポイント

１．｢仕事の棚卸し｣「優先順位付け」→　ＴＯＤＯリストの作成、不要な仕事は無くす

２．時間を管理　→　仕事の書き出し、一日の作業予定を作成。

３．忙しい時の食事法　→　何よりも「食べる」「寝る」はしっかりと。

４．仕事の指示が不明瞭　→　方向性やイメージをすぐ相談

５．仕事が詰まっていないときは→　目標時間を決めて相談、概要ができたら見せる

６．業務を抱え込まない　→　社内メールやミニ会議で業務の情報共有

７．仕事をシェアする　→　共有の環境で仕事をする

今回は、以下の７つのポイントのうち１つめをご紹介したいと思います。

１．仕事の棚卸しと優先順位付けを

その仕事、本当にあなたがやらなければなりませんか？誰かに任せることはできませんか？

仕事はどんどん来ます。すべての仕事を来た順番にきっちりとやるには時間がいくらあっても足りませんし、イレギュラーに舞い込むこともあります。

仕事の中には、優先度が低く締め切りを延長できるもの、労力をかけずに済むもの、本来、自分の仕事ではないものなど多々あります。

例えば、例年ものの会議や案件などはたくさん存在します。しかし、例年ものだからといって、同じように資料や準備物等を作成する必要があるのでしょうか？結局不要だったというものはなかったでしょうか。不要だと感じたら上司に相談してみましょう。

現状に即したものに見直すことで省力化できます。しかし、作業の優先順位付けには経験値が必要な場合もありますので、悩んだら上司に相談しましょう。

一方で、プライベートの予定も仕事と同じくらい重要です。休暇などの予定もチーム内で共有し、仕事もプライベートも優先順位の高いものからメリハリをつけて取り組みましょう。

業務のコツ

１）前例を踏襲せず、自分の頭で考える。

２）不要と思ったら無くす相談を。

３）ＴＯＤＯリストを作成する。

４）業務の優先順位付けを行う。

ちょっとしたコツ集

・仕事には、①絶対に自分がやらねばならない仕事、②やらなければならないが、自分以外の人でもできる仕事、③やらなくてもいい仕事、の３つがあります。取り組むのは①から。

・仕事に積極的に取り組むことはとても大事なことですが、時間と体力には限りがあります。無駄な作業や仕事は極力そぎ落とすことが重要です。やらない決断をすることも、生産性向上のためには大事なこと。

・絶対に今日中に行わなければならない案件を把握し、定時中に終えられるように集中する。業務が多すぎる場合は、スケジュールを確認し、可能な限り後に回せるものは回す。

・不必要に想像して資料を作成するのはやめて、あらかじめ必要かどうかを上司に確認してから作業する。

・自分がやらなければならない仕事であっても、主体的に整理し、方針を決定した上で部下や周りの人に任せることも。自分にしかできない仕事は減らす。他人に任せるのも仕事。

いかがでしたか？次回は「生産性向上マネジメント(管理職編)①「スケジュール作成と進捗管理」についてご紹介したいと思います。お楽しみに。

よろしければ、こちらもご覧ください。→　メンタルヘルス問題を解決「コンケア」

よくあるご相談は、こちら