'2019.09.23

今回は、一般社員向けの「身近な生産性向上策」⑤として、「仕事が詰まっていないときは、目標時間を決めて相談、概要ができたら見せる」についてお話ししたいと思います。

仕事が100％詰められていなくても、段階的に上司に報告し状況を共有。概要が完成したら相談して方向性を擦り合わせる！

自分一人で考え込まない。やり方や方向性に不安を感じたら、上司に積極的に相談。上司と状況が共有できていれば、アクシデントも最小限に抑えられます。

業務のコツ

多忙な上司に話しかけるのは難しいもの。では、どのようにして話しかえればよいのでしょうか。

①スケジュールの確認

例えば、スケジュール管理ソフトやホワイトボードなどで、上司のスケジュールを確認しておき、暇そうな時間帯を狙って話しかけるようにしましょう。

朝一番に予定変更も含めてチェックします。会議や外出などの前だと、忙しく、気持ちに余裕がない可能性が高いため、それらの時間を避けるようにします。

②アポイントを取る

そこで、空いた時間に、「少し作業のことでご相談があるのですが。」などと、前置きを入れて、上司に話しかけます。

特に営業職など日中外回りで、スケジュールがびっしり詰まっているときには、始業や休憩後などの隙間の時間を見つけて、アポイントを取るようにします。

また、込み入った話なら、少し時間をいただきたい旨も併せて伝えておく方が望ましいでしょう。

③内容は要点整理して簡潔に

せっかく上司に話せる機会を得ても、要領を得ない内容となっては、貴重な時間を無駄にしてしまうばかりか、上司からも、要領の悪い人間と評価されてしまいます。

何の（報告、連絡、相談）、どのような、その結論と根拠、所要時間など、内容をこれらの項目に要点整理して簡潔に話せるように、頭の中でイメージトレーニングをしておくとよいでしょう。さらに簡単な説明資料や、想定問答なども考えておくとより効果的ですので準備しておきましょう。

これらのポイントに注意して対応すれば、上司も忙しい自分に配慮してくれる部下だと思い、より親身になって対応してくれますし、上司の関係もより円滑になっていきます。

モチ欄、その時の状況によっては、うまくいくばかりではありませんが、これらのポイントに注意して接していれば、いずれは良い結果に繋がっていくものと思われます。

チームですから、上司に話を通さずに勝手に仕事を進めるわけにはいきません。たとえ数分程度でも、そのタイミング等に注意しながら、上司とのコミュニケーションをとり、効率的に仕事を進めていきましょう。

ちょっとしたコツ集

・50～60点ぐらいの資料を作って早めに上司に相談する。

・60点の資料をさっさと作成して、いろんな人との議論・確認を経て洗練させればよいという意識を持つ。

・方針が固まっていないものに多くの労力をかけない。相談に必要な最低限の資料を早く揃えて相談し、上司の方針を確認する。

・できあがり目標時期を決めて、その段階のもので相談する。

・アウトラインができた段階で発注者に見せる。

いかがでしたか？次回は「生産性向上マネジメント（管理職編）」⑤「指摘は具体的に、はっきり伝える！判断は早く！」「ゴールをしっかり明示し、任せたら部下を信頼。サポートに徹する。」についてご紹介したいと思います。お楽しみに。

職場のコミュニケーションツール　→　コンケア

よくある質問は、こちら