'2019.10.06

今回は、一般社員向けの「身近な生産性向上策」⑥として、「業務を抱え込まない。社内メールやミニ会議で業務の情報共有。」についてお話ししたいと思います。

「自分ひとりで業務を抱え込んでいませんか？周りと業務をシェアしませんか？チームで支え合う意識を。」

ひとつの業務を複数人でシェア

それぞれの業務には必ず繁閑がありますが、ひとつの業務をひとりで担ってしまうと、その業務が繁忙となった時に、その人だけが勤務過多となり、病気を患ってしまったりすると、普段関わっていない勝りの人間がフォローすることは中々困難ですし、休暇なんて思うように取れません。

そこで、例えば３つの関連業務を３人で担当することで、１業務に集中しても３人で集中的に対応すれば、ひとりの負担を軽減することができますし、休暇もチームで話し合って計画的に取りやすくなります。

そのためには、朝メールや係内ＭＴＧ（ミーティング）、共有フォルダを活用して、普段から業務の情報を共有し、お互いにカバーできる体制を作っておきましょう。

また、一覧表を活用して、各人のスキルや実行業務を可視化しておくのも有効です。

なお、報告（特にネガティブ情報ほど）は口頭でいいので早さを重視しましょう。

でも、仕事の速い人がどんどんやって、結局、チーム内の業務バランスが崩れ、正しい評価なんてされないのでは？という意見もあります。

確かに能力の差は往々にしてありますので表の問題はありますが、それも、実績と能力で区別して評価する仕組みもありますので、特に問題にはなりませんし、むしろスキルや業務を可視化することで、評価も行いやすいと言えます。

バランスについても、一覧表を活用して、実行業務を共有していれば、お互いを常に意識することができますので、自然に取れるようになります。また、育成面においても、業務を可視化することで、スキルの共有やアップにも繋がります。

ちょっとしたコツ集

・自分が所属する係で全てをやり遂げようとせず、適宜、課内各係に協力を仰ぐことにより、効率的に業務をまわす。そのために、日頃から課内各係の業務分担を把握するとともに、お願いする際には丁寧に依頼する。

・共有フォルダは、係の人も後任も見るので、業務別・時系列別に丁寧に整理し、誰が見ても分かるようにしておく。

・困った際にひとりで抱え込んでも時間だけが過ぎて解決しないので、すぐに周りや上司に相談する。

・特に急に動くことが多い業務で、自分しか分からないと全体に迷惑をかけるので進捗状況を複数でしっかり共有しておく。

いかがでしたか？次回は「生産性向上マネジメント（管理職編）」⑥「打ち合わせはダラダラせず、終了時間とゴールを明確に！終了後に次の指示を明確に。」についてご紹介したいと思います。お楽しみに。

潜在能力を見極める評価システム→ポテクト

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